Nocleg dla gości, zgodnie z zasadami savoir-vivre, zapewnia Para Młoda. Coraz więcej Par decyduje się jednak na inne rozwiązania, takie jak: rezerwacja puli pokoi w niższej cenie, dopłata do pokoi dla gości czy zostawienie opłacenia noclegu gościom. Każda z tych możliwości jest akceptowalna, jednak należy ją jasno określić w zaproszeniu na ślub.
W tym artykule znajdziecie porównanie różnych modeli rozwiązań, gotowe wzory tekstów do zaproszeń oraz informacje, jak krok po kroku zorganizować nocleg dla gości weselnych.
Z punktu widzenia savoir-vivre nocleg dla gości powinna opłacić Para Młoda, jednak coraz częściej Pary decydują się na wybranie innego modelu. Ze względu na to, że część gości może przyjechać z daleka i trudno byłoby im wrócić bezpiecznie do domu tego samego dnia, zapewnienie noclegu jest praktycznym wyjściem, które jednocześnie sprawia, że goście będą mogli wziąć udział w poprawinach.
W zależności od charakteru wesela i Waszego budżetu nie musicie decydować się na pokrycie całego kosztu noclegu, szczególnie jeśli większość z Waszych gości musiałaby zostać na noc w okolicy miejsca uroczystości, a organizacja wesela pochłonęła już sporą część Waszego budżetu.
Poniżej znajdziecie 4 różne modele płatności za nocleg, które są powszechnie akceptowalne. Wybierzcie spośród nich ten, który najbardziej odpowiada Waszym potrzebom.
| Model płatności | Kto płaci? | Na czym polega? | Kiedy się sprawdza? | Co napisać gościom? |
|---|---|---|---|---|
| Para opłaca nocleg | Para młoda | Para młoda pokrywa pełny koszt noclegu swoich gości | Mało gości z daleka, nocleg w pakiecie sali, wesele wyjazdowe | „Zapewniamy nocleg” – dobrze uwzględnić, na ile nocy oraz czy nocleg obejmuje wszystkich |
| Para dopłaca | Para Młoda i goście | Para Młoda pokrywa część kosztu, resztę dopłacają goście | Dużo osób nocujących, ograniczony budżet | Określić kwotę dopłaty lub opisać zasady podziału kosztów |
| Pula w niższej cenie | Goście, niższa stawka | Para Młoda rezerwuje pulę pokoi w niższej cenie, goście opłacają nocleg samodzielnie | Wesele w obiekcie z pokojami lub z hotelem w pobliżu | Wskazać cenę, hasło rezerwacji lub kod oraz termin rezerwacji |
| Goście rezerwują nocleg sami | Goście | Goście samodzielnie wybierają i opłacają nocleg, Para Młoda może podpowiedzieć lokalizacje | Wesele w mieście, dużo obiektów noclegowych w okolicy | Zawrzeć listę polecanych miejsc wraz z cenami i odległością od sali weselnej |
Nie ma zasady, która wymagałaby od Pary Młodej opłacenia noclegu na całą listę gości, ale jeśli decydujecie się na tę opcję, warto wziąć pod uwagę przede wszystkim gości przyjeżdżających z daleka, osoby starsze oraz rodziny z dziećmi. Jeżeli macie ograniczony budżet, ustalcie priorytety – zapewnienie transportu do domu gościom z okolicy wyniesie Was mniej niż zapewnienie wszystkim gościom noclegu.
W pierwszej kolejności uwzględnijcie zorganizowanie miejsc noclegowych tym osobom, które nie mają możliwości bezpiecznego wrócenia na noc do domu, szczególnie jeśli koniec uroczystości planujecie na późne godziny nocne, gdy nie działa już, lub jest ograniczony, transport publiczny. Nocleg dobrze również zaproponować osobom starszym, dla których wielogodzinna zabawa i długi dojazd mogą być obciążające.
Dla rodzin z dziećmi, które również szybciej się męczą i potrzebują więcej snu, zapewnienie miejsca noclegu daje im możliwość komfortowego spędzenia z Wami czasu.
Natomiast gościom, którzy mieszkają w pobliżu i będą w stanie dotrzeć bezpiecznie do domu, nie musicie zapewniać noclegu. Będą w stanie dojechać własnymi samochodami, taksówkami lub zapewnionym przez Was transportem takim jak autokar.
Najprostszym sposobem na sprawdzenie, ilu z zaproszonych gości będzie potrzebowało noclegu, jest zapytanie ich o to po potwierdzeniu obecności na weselu – możecie to zrobić podczas zbierania potwierdzeń RSVP lub w osobnym formularzu. Nie zakładajcie, że każdy z gości będzie chciał zostać na noc, chyba że organizujecie wesele w takim miejscu, do którego wszyscy będą musieli dotrzeć z daleka. W kontekście planowania noclegów interesuje Was nie liczba gości, a liczba osób, które faktycznie będą chciały nocować.
Zbierając od gości potwierdzenia obecności, dowiedzcie się również, czy gość zamierza zjawić się sam, z osobą towarzyszącą lub z dziećmi. Jeśli organizujecie poprawiny, zapytajcie również o to, ile dni noclegu goście będą potrzebowali.
Przykład: Zaprosiliście na wesele 120 osób i otrzymaliście potwierdzenia obecności od 105 osób. Spośród tej grupy 38 osób mieszka w dużej odległości od wybranego przez Was miejsca wesela i zadeklarowało chęć zostania na noc. To właśnie dla tych 38 osób powinniście zarezerwować nocleg.
Jeżeli decydujecie się na całkowite opłacenie noclegu, weźcie również pod uwagę, że liczba miejsc może się zmienić. Z tego względu warto ustalić z obiektem możliwość zmiany pokoi, aby nie doszło do sytuacji, w której dla kogoś zabraknie noclegu.
Najwygodniejszym rozwiązaniem noclegowym dla gości weselnych jest zarezerwowanie pokoi w obiekcie, w którym organizujecie wesele. Jeśli jednak obiekt nie oferuje takiej usługi lub ma zbyt mało miejsc, aby pomieścić wszystkich Waszych nocujących gości, przy wyborze należy wziąć pod uwagę: lokalizację wesela, liczbę osób nocujących oraz Wasz budżet.
Jeżeli Wasz obiekt nie jest w stanie zaoferować odpowiedniej liczby pokoi, najlepiej zdecydować się na hotel w pobliżu sali weselnej. W takiej sytuacji, w zależności od odległości od sali, być może będziecie musieli zadbać o dodatkowy transport autokarem lub taksówką.
Część z Waszych gości może również dogadać się między sobą i przenocować u rodziny lub znajomych, którzy mieszkają w pobliżu obiektu weselnego. To dobry sposób na zmniejszenie kosztów, ale liczba takich miejsc jest mocno ograniczona i zależy od tego, ile miejsca jest w stanie zaoferować mieszkająca w pobliżu część gości.
Poniżej znajdziecie krótką tabelę podsumowującą wszystkie możliwości.
| Nocleg | Plusy | Minusy |
| Na miejscu wesela | Brak dojazdów, poprawiny i śniadanie na miejscu | Ograniczona liczba pokoi |
| Hotel w pobliżu | Więcej pokoi, różne ceny | Musicie zorganizować transport |
| U rodziny i znajomych | Brak kosztów | Zależność od możliwości bliskich, trudniejsza logistyka |
Nocleg w miejscu wesela to wygoda dla Was i dla gości. Nie wymaga organizowania dodatkowego transportu i martwienia się o bezpieczeństwo gości o powrót. Biesiadnicy mogą udać się do pokoi bezpośrednio po weselu, a rano zjeść śniadanie (jeśli je opłacicie) i wrócić do domu lub świętować dalej, jeśli organizujecie poprawiny.
Zakwaterowanie w jednym obiekcie ułatwi Wam kontakt z obsługą i skoordynowanie kwestii wiązanych z noclegiem. Największą wadą tej opcji jest ograniczona liczba pokoi, dlatego jeśli się na nią decydujecie, sprawdźcie, czy dany obiekt ma wystarczająco miejsc, aby pomieścić Waszych gości.
Jeśli nie ma możliwości przenocowania w obiekcie lub miejsc jest zbyt mało, okoliczny hotel to dobra alternatywa. Jeśli wśród Waszych gości dużo osób potrzebuje noclegu, warto zapytać hotel o pulę pokoi dla uczestników wesela. Rezerwacja miejsc z wyprzedzeniem ułatwia organizację i gwarantuje, że goście będą mieli zapewniony nocleg (co może nie być oczywiste, jeśli nie dokonacie wcześniejszej rezerwacji).
Warto również wynegocjować cenę preferencyjną – to niższa stawka, jaką może zaoferować hotel w przypadku rezerwacji na więcej osób. Jeżeli goście będą opłacać pobyt samodzielnie, poinformujcie ich wcześniej o cenie i terminie rezerwacji.
Do hotelu oczywiście trzeba będzie jakoś dotrzeć, dlatego musicie wziąć pod uwagę dodatkowy koszt transportu. Jeżeli obiekt znajduje się zbyt daleko, by dojść do niego pieszo, należy zapewnić transport. O planowanej godzinie odjazdu i miejscu zbiórki poinformujcie gości wcześniej, żeby nie musieli szukać sposobu dotarcia do hotelu na własną rękę.
Stosunkowo często Państwo Młodzi zwracają się do swych bliskich z pytaniem o możliwość ulokowania u nich gości. To znacznie mniejszy wydatek niż opłacenie pobytu tych ostatnich w hotelu, nie możemy jednak całkowicie przerzucić jego kosztu na osoby, które i tak wyświadczają nam już sporą przysługę. Powinniście liczyć się z koniecznością np. dostarczenia ręczników i pościeli czy choćby zapewnienia śniadania.
Pamiętajcie też, żeby w miarę możliwości zorganizować w ten sposób nocleg dla gości weselnych tak, by obie strony chociaż trochę się znały. Pozwoli to ograniczyć towarzyszące nieraz wszystkim w tej sytuacji skrępowanie. Możecie też umieścić u krewnych większość zaproszonych, a tylko kilku dalszym osobom wynająć pokoje i w ten sposób poradzić sobie z napiętym budżetem.
Cena noclegu dla gości weselnych jest zależna od lokalizacji obiektu, standardu pokoi, liczby osób (cena preferencyjna) i dodatkowych usług. Obiekty mogą się też różnić sposobem podawania ceny, np. podawanie ceny za pokój niezależnie od liczby nocujących w nim osób albo cenę za osobę. Przed rezerwacją sprawdźcie dokładnie cennik oraz usługi, jakie zawiera podana stawka.
Oprócz samego noclegu, do ceny może zostać wliczone śniadanie. Jeśli planujecie poprawiny, sprawdźcie również, ile wynosi dopłata za przedłużenie pobytu. Jeśli wesele skończy się późno, możliwe, że goście przekroczą dobę hotelową i będziecie musieli wnieść dodatkową opłatę, dlatego zawczasu warto sprawdzić, jakie obowiązują w tej kwestii zasady.
Jeśli zarezerwujecie więcej pokoi, niż faktycznie zostanie wykorzystanych, hotel może naliczyć Wam opłatę za niewykorzystane pokoje. Aby tego uniknąć, sprawdźcie zasady anulowania lub zmniejszenia liczby zarezerwowanych noclegów.
Informacja o noclegi w zaproszeniu ślubnym powinna zawierać: nazwę i adres obiektu, dane kontaktowe, termin rezerwacji i informację o tym, kto pokrywa koszt noclegu. Wszystkie dane powinny zostać podane w jasny i konkretny sposób. Jeżeli goście mają rezerwować pokoje samodzielnie, należy zawrzeć w zaproszeniu cenę, hasło rezerwacyjne i sposób rezerwowania.
Dodatkowo do informacji o noclegu warto dołączyć mapkę z zaznaczonym miejscem wesela i miejscem noclegu, aby goście nie mieli problemu ze znalezieniem odpowiedniego obiektu. Dobrze również uwzględnić informacje o odległości obiektów oraz o transporcie – czasu i miejscu zbiórki – jeżeli będziecie go organizować. Jeżeli goście mogą wybrać spośród kilku okolicznych noclegów, na mapie warto je zaznać i dołączyć krótką listę polecanych obiektów wraz z oferowanymi przez nie cenami.
Poniżej znajdziecie przykłady, w jaki sposób zawrzeć informację o noclegu w treści zaproszenia:
- Nocleg opłacony: „Dla gości przyjeżdżających z daleka zapewniamy nocleg w [obiekt noclegowy]. Prosimy o potwierdzenie obecności do [data] oraz informacji, czy zostajecie na noc.”
- Pula noclegowa w cenie preferencyjnej: „W [obiekt] zarezerwowaliśmy dla Was pokoje w cenie [kwota] za [osobę/pokój]. Rezerwacja z hasłem [hasło] do [data].”
- Lista polecanych noclegów w okolicy: „W pobliżu sali polecamy [obiekt 1], [obiekt 2], … [obiekt…]. Po weselu do miejsca [obiekt x] zabierze Was bus z [miejsce zbiórki] o godzinie [godzina zbiórki].”
Nie ma określonej kwoty, którą goście powinni włożyć do koperty. Przy jej ustalaniu warto wziąć pod uwagę nie tylko rodzaj relacji z parą młodą, ale również koszty związane z uczestnictwem w weselu, takie jak właśnie cena noclegu.
Jeśli goście nie muszą płacić za siebie w hotelu, bo nocleg opłaca Para Młoda, część gości decyduje się zawrzeć w ramach koperty cenę za nocleg jako część prezentu – nie jest to jednak wymóg konieczny, a jedynie dobra wola gości.
Jeśli chcesz poznać orientacyjne kwoty do włożenia do koperty dla Pary Młodej, sprawdź nasz poradnik „Ile dać na wesele”. Znajdziesz w nim zestawienie w zależności od stopnia znajomości z młodymi z cenami od 250 zł w przypadku znajomych do 1 000 zł od bliskiej rodziny i chrzestnych. Dokładna zawartość koperty może być jednak różna – wszystko zależy od możliwości finansowych gościa.
Planując wesele wyjazdowe, musicie zadbać nie tylko o samo przyjęcie, ale również zakwaterowanie gości. Im dalej od miejsca zamieszkania, tym istotniejszy staje się dojazd, transport i liczba noclegów, a koszty wesela rosną. Dobrze ustalić zawczasu, czy Wasi goście dotrą na miejsce własnymi samochodami, czy będziecie musieli zorganizować dla nich wynajem transportu z lotniska, dworca lub okolicznego, większego miast.
Przy weselu wyjazdowym dużą rolę odgrywa sezon i pogoda. Warunki pogodowe mogą wpłynąć na czas dojazdu, a popularne terminy w wakacje nad morzem oznaczają większe problemy ze znalezieniem zakwaterowania, dlatego jeśli chcecie zorganizować wesele latem, rezerwację noclegów warto złożyć z dużym wyprzedzeniem – wtedy też może udać Wam się zarezerwować pokoje ze zniżką.
Jeśli miejsce wesela jest znacznie oddalone od miejsca zamieszkania większości gości, warto wziąć pod uwagę zaplanowanie noclegu na dwie lub więcej nocy. Jeżeli planujecie poprawiny, dwie noce to minimum.
Jeśli szukacie miejsca, które oferuje zarówno salę weselną, jak i noclegi, sprawdźcie kategorię Tour Wedding – sale weselne z noclegami dla gości. Jeśli zależy Wam na weselu w górach, pomocny będzie dla was katalog Wesele w górach – sale weselne, a jeżeli marzycie o weselu nad wodą na pewno zainteresuje Was kategoria Sala weselna morska.
Przed złożeniem rezerwacji upewnijcie się, że wybrany przez Was obiekt zapewnia odpowiednią liczbę miejsc noclegowych oraz parking dla gości. Sprawdźcie też, czy będziecie mogli zorganizować poprawiny.
Jeżeli planujecie małe, kameralne wesele, warto wziąć pod uwagę wynajem całego obiektu na wyłączność. To dobre rozwiązanie przy małej grupie osób, które pozwoli połączyć salę weselną z noclegiem i spędzeniem wspólnego czasu w jednym miejscu.
Przed rezerwacją upewnijcie się, jaka jest minimalna liczba gości lub pokoi, jaką musicie zarezerwować, aby móc wynająć cały obiekt.
Jeśli dobrze zaplanujecie nocleg, uniknięcie dodatkowego stresu przed weselem, dlatego dobrze zająć się tym tematem już na etapie wyboru sali.
Poniżej znajdziecie listę kroków, która pomoże Wam skutecznie zorganizować nocleg dla gości:
Jeśli chcecie jeszcze lepiej przygotować się do ślubu i wesela, sprawdźcie nasz poradnik Organizacja ślubu i wesela – Przewodnik krok po kroku
Sprawdźcie sale weselne z noclegiem
Nie ma takie obowiązku, jednak zgodnie z zasadami savoir-vivre Para Młoda zwyczajowo zapewnia nocleg dla gości dojeżdżających z daleka. Coraz więcej par decyduje się na częściowe dopłacenie do noclegu. Najważniejszym jest, aby goście znali zasady już na etapie przyjmowania zaproszenia.
Dobrze go zapewnić gościom, którzy przyjeżdżają z daleka, a także seniorom i rodzinom z dziećmi. Goście mieszkający w pobliżu zwykle po weselu wracają do domu.
Należy prosto i konkretnie podać nazwę obiektu, cenę za osobę lub pokój oraz termin i sposób rezerwacji.
Rodzaj opłaty zależy od oferty wybranego obiektu. Podaj gościom informację zgodnie z tym, co oferuje obiekt, podkreślając wyraźnie, czy chodzi o cenę za osobę czy za pokój.
Goście nocujący często decydują się doliczyć wartość noclegu do wartości prezentu, ale nie jest to konieczne. Po więcej informacji sprawdź poradnik Ile dać na wesele?.
Najlepiej zrobić to przy potwierdzeniu obecności na weselu. Datę odpowiedzi wyznaczcie przed terminem, do którego musicie dać listę nocujących wybranemu obiektowi.
W umówie z obiektem znajdziecie informacje na temat tego, do kiedy można bezpłatnie zwolnić pokój. Jeżeli termin już upłynął, będziecie musieli uiścić opłatę, dlatego o ostatecznym terminie rezygnacji z pokoju warto powiadomić gości.
Tak, do zaproszenia możecie dołączyć listę polecanych obiektów w okolicy. Warto dodać również ceny noclegów w tych obiektach oraz informację o transporcie.
Z Wedding.pl znajdziesz wszystko czego potrzebujesz:
